Kundenanfragen bleiben liegen
E-Mails, Kontaktformulare und Rückfragen werden zu spät beantwortet, weil im Tagesgeschäft niemand dauerhaft verfügbar ist.
KI-Mitarbeiter für echte Büroarbeit
Stellen Sie einen KI-Mitarbeiter ein, der Ihrem Team täglich Arbeit abnimmt.
CODIKI entwickelt und betreibt digitale Rollen, die Anfragen bearbeiten, Informationen aus Ihren Systemen zusammenführen, Ergebnisse vorbereiten und kritische Schritte kontrolliert an Ihr Team übergeben.
Individuell eingerichtet - in Ihre Systeme integriert - mit klaren Freigaben.
C
Digitale Vertriebsassistenz
Im Einsatz
Aufgaben
- prüft und qualifiziert neue Anfragen
- fragt fehlende Projektdaten ab
- bereitet CRM-Notizen und Angebotsentwürfe vor
- legt verbindliche Zusagen zur Freigabe vor
E-MailCRMKalenderAngebotsvorlagen
Rund um die Uhr
für neue Eingänge bereit
Nachvollziehbar
Arbeitsschritte und Übergaben bleiben sichtbar
Unter Kontrolle
Preise und Zusagen nur nach Freigabe
Engpässe
Wo fehlt Ihrem Unternehmen heute Zeit?
Ein KI-Mitarbeiter ist besonders dort sinnvoll, wo Aufgaben regelmäßig anfallen, Informationen bereits digital vorliegen und Fachkräfte durch wiederkehrende Abläufe gebunden werden.
Angebote werden zu spät erstellt
Informationen müssen zusammengesucht, Rückfragen gestellt und Angebotsentwürfe immer wieder manuell vorbereitet werden.
Wissen steckt in einzelnen Köpfen
Mitarbeiter beantworten dieselben Fragen immer wieder, obwohl Dokumentationen und Erfahrungswissen vorhanden sind.
Wenn Systeme nicht miteinander sprechen, wird der Mensch zur Schnittstelle.
Kundenanfragen kommen per E-Mail, Kundendaten liegen im CRM, Preise und Verfügbarkeiten im ERP und Termine im Kalender. Mitarbeiter müssen diese Informationen manuell zusammensuchen, übertragen und aktuell halten. Das kostet Zeit, erzeugt Medienbrüche und erhöht das Fehlerrisiko.
Ein KI-Mitarbeiter verbindet diese Arbeitsschritte. Er liest Informationen aus freigegebenen Quellen, gleicht sie miteinander ab, aktualisiert Systeme und bereitet die nächste Aktion vor. Entscheidungen, verbindliche Zusagen und Sonderfälle bleiben beim Menschen.
Aus getrennten Systemen wird ein durchgängiger Arbeitsablauf.Genau an diesen Stellen entwickelt CODIKI digitale Rollen, die Arbeit systemübergreifend weiterführen.
Beispielrollen
So kann ein KI-Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mitarbeiten.
Welche Rolle sinnvoll ist, richtet sich nach den Aufgaben, die liegen bleiben oder Ihrem Team regelmäßig Zeit kosten. Diese Beispiel-Mitarbeiter verbinden typische Einsatzbereiche mit konkreter Verantwortung, Werkzeugen und Übergaben.
Die Aufgabe tritt oft genug auf, damit konsistente Vorbereitung oder Nacharbeit spürbar entlastet.
E-Mails, CRM-Daten, Dokumente, Tickets oder andere Quellen lassen sich benennen und kontrolliert bereitstellen.
Preise, Zusagen, Zahlungen, rechtliche Fragen und Sonderfälle haben einen verantwortlichen menschlichen Ansprechpartner.
Aktuelle Rolle: Mila, Kundenservice-Mitarbeiterin, 1 von 3
Kundenservice
Mila
Kundenservice-Mitarbeiterin
Bearbeitet wiederkehrende Kundenanfragen aus Postfach, Formular oder Chat, prüft vorhandenen Kontext und bereitet hilfreiche Antworten in Ihrer Tonalität vor.
Übernimmt
- neue Anfragen einordnen
- Bestell- und Kundenkontext prüfen
- Antworten in Ihrer Tonalität vorbereiten
- Sonderfälle mit Kontext übergeben
Arbeitet beispielsweise mit
E-MailCRMWissensdatenbankTicketsystem
Passt gut für
Support-Postfächer, Bestellfragen, Terminwünsche und First-Level-Service mit vielen ähnlichen Vorgängen.
Übergabe
Diese Rolle besprechen
Übergibt unklare, emotionale oder rechtlich sensible Fälle, bevor eine finale Antwort an Kunden geht.
Produktberatung
Nora
Produktberaterin
Führt Kunden durch komplexe Angebote, vergleicht freigegebene Produktinformationen und macht aus unsicheren Besuchern besser qualifizierte Anfragen.
Übernimmt
- klärende Rückfragen stellen
- passende Optionen vergleichen
- nächste Schritte vorbereiten
- Kaufinteresse erfassen
Arbeitet beispielsweise mit
ProduktdatenWebsite-ChatShopsystemCRM
Passt gut für
E-Commerce, technische Produkte, Leistungspakete und beratungsintensiven Vertrieb.
Übergabe
Diese Rolle besprechen
Übergibt wertvolle, unklare oder vertragsrelevante Chancen mit sauberer Zusammenfassung.
Vertriebsassistenz
Leo
Vertriebsassistenz
Qualifiziert Leads, fasst Gespräche nach und hält Verkaufschancen in Bewegung, ohne Vertriebsteams mit wiederholter Verwaltung zu blockieren.
Übernimmt
- Anfragen qualifizieren
- CRM-Notizen vorbereiten
- Angebotsgrundlagen entwerfen
- nächste Schritte planen
Arbeitet beispielsweise mit
CRMKalenderE-MailVorlagen
Passt gut für
Inbound-Leads, Angebotsvorbereitung, Pipeline-Pflege und Nachfassstrecken.
Übergabe
Diese Rolle besprechen
Übergibt, sobald Preis, Verhandlung, Rabatt oder verbindliche Zusage eine menschliche Entscheidung brauchen.
So funktioniert's
So arbeitet ein KI-Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Ein KI-Mitarbeiter erhält eine klare Rolle, nutzt freigegebenes Unternehmenswissen und arbeitet mit den Systemen, die Ihr Team bereits verwendet. Kritische Entscheidungen, verbindliche Zusagen und Sonderfälle bleiben unter menschlicher Kontrolle.
Vorgänge werden erfasst
E-Mails, Formulare, Telefonnotizen, Dokumente oder interne Aufgaben erreichen die digitale Rolle über festgelegte Kanäle.
Auftrag und Zusammenhang werden verstanden
Der KI-Mitarbeiter bezieht Rollenbeschreibung, Unternehmenswissen, Verlauf und festgelegte Regeln ein.
Arbeit wird vorbereitet oder ausgeführt
Freigegebene Werkzeuge und Systeme liefern Informationen und ermöglichen definierte Aktualisierungen oder nächste Schritte.
Kritische Schritte bleiben beim Menschen
Unklare Fälle, verbindliche Zusagen und riskante Änderungen werden vollständig übergeben oder vor Ausführung freigegeben.
Einführung
So wird aus einem Engpass eine produktive digitale Rolle.
CODIKI plant einen KI-Mitarbeiter wie eine echte Stelle: Aufgaben, Wissen, Systeme, Berechtigungen, Grenzen und Qualitätsziele werden zuerst geklärt. Anschließend wird die Rolle eingerichtet, im Alltag getestet und schrittweise erweitert.
Was das kostenlose Erstgespräch klärt
Das Erstgespräch ist eine praktische Eignungsprüfung, keine Produktdemo. Ein konkreter Engpass reicht; CODIKI prüft, ob daraus eine verantwortbare erste digitale Rolle werden kann.
- Welche wiederkehrende Aufgabe zuerst entlastet werden sollte
- Welche Systeme, Dokumente oder Personen den Kontext liefern
- Wo Volumen, Freigaben oder Risiko eine Einrichtung sinnvoll machen
1. Kostenloses Erstgespräch
Wir klären, welche Arbeit liegen bleibt, wie häufig sie anfällt und ob ein KI-Mitarbeiter dafür grundsätzlich sinnvoll ist.
2. Bedarfsanalyse und Stellenprofil
Aufgaben, Wissen, Systeme, Berechtigungen, Grenzen, Freigaben und Qualitätsziele werden konkret beschrieben.
3. Einrichtung und Einarbeitung
CODIKI richtet die Arbeitsumgebung ein, verbindet freigegebene Systeme und arbeitet die Rolle mit Dokumenten, Regeln und Beispielen ein.
4. Kontrollierter Pilot
Die Rolle bearbeitet reale Fälle zunächst unter enger Prüfung. Ergebnisse, Übergaben und Sonderfälle werden ausgewertet.
5. Betrieb
Der Einsatz wird schrittweise erweitert. CODIKI betreibt die Umgebung, überwacht Technik und Qualität und bewertet Erweiterungen separat.
Wann die Rolle erweitert wird
Ein Pilot wird erst erweitert, wenn die Arbeit im Alltag verständlich, wiederholbar und verantwortlich kontrollierbar ist. Fehlen diese Signale, bleibt die Rolle in Prüfung, der Umfang wird kleiner geschnitten oder CODIKI empfiehlt einen anderen Einstieg.
Bereit zur Erweiterung
- Reale Vorgänge liefern brauchbare Entwürfe oder Aktualisierungen
- Übergaben erreichen die richtigen Personen mit genug Kontext
- Fehler, unklare Fälle und Kosten sind sichtbar
- Das Team weiß, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben
In Prüfung lassen
- Eingänge sind zu uneinheitlich oder fehlen zu häufig
- Benötigtes Wissen liegt nicht nutzbar vor
- Freigabe-Verantwortung ist nicht eindeutig geklärt
- Die erwartete Entlastung rechtfertigt Einrichtung und Betrieb noch nicht
Kontrolle
Automatisierung mit klaren Grenzen.
Ein KI-Mitarbeiter darf nur das tun, wofür Rolle, Zugriff und Freigabe festgelegt wurden. CODIKI plant Kontrolle nicht nachträglich, sondern von Anfang an ein.
Zugriff nur auf ausdrücklich freigegebene Systeme und DatenFreigaben für Preise, Zahlungen, Verträge und ZusagenNachvollziehbare Aktionen, Fehler und ÜbergabenSchrittweise Einführung vor der eigenständigen Ausführung
Sicherheit und Betrieb besprechen
Verantwortung
Nicht nur eingerichtet. Im Betrieb begleitet.
CODIKI verbindet Prozessverständnis, Softwareentwicklung, Integrationen und Betrieb bei einem verantwortlichen Anbieter. Vor einer Einrichtung wird geprüft, ob die Rolle wirklich passt: verfügbare Informationen, Freigabepunkte, Kostentreiber und die Arbeit, die bei Menschen bleiben sollte.
Persönlich verantwortet
CODIKI bearbeitet das Projekt und prüft, ob aus einem Anwendungsfall eine realistische digitale Rolle werden kann, bevor eine Einrichtung empfohlen wird.
Passung vor Automatisierung
Sind Daten, Berechtigungen, Freigaben oder erwartete Entlastung noch nicht klar genug, empfiehlt CODIKI Vorbereitung oder einen kleineren ersten Einsatzbereich.
Kontrolliert eingeführt
Reale Fälle werden zunächst unter enger Prüfung bearbeitet, bevor der Einsatz schrittweise erweitert wird.
Dauerhaft betreut
Technik, Wissen, Regeln, Fehler und Qualität werden auch nach dem Start überwacht, aktualisiert und weiterentwickelt.
Was vor der Einrichtung geprüft wird
Eine erste Rolle wird nur empfohlen, wenn der Betriebsrahmen klar genug für verantwortbare Arbeit im Alltag ist.
- Welche Arbeit häufig genug wiederkehrt, um Einrichtung und Betrieb zu rechtfertigen
- Welche Systeme, Dokumente und Berechtigungen tatsächlich benötigt werden
- Wo Freigaben, Übergaben und Eskalationswege hingehören
- Welche Risiken, Kostentreiber oder fehlenden Daten für einen kleineren Einstieg sprechen
Fragen und Antworten
Was Unternehmen vor dem ersten KI-Mitarbeiter wissen möchten.
Ein KI-Mitarbeiter wird individuell auf seine Rolle, Ihre Abläufe und die vorhandenen Systeme vorbereitet. Die wichtigsten Fragen zum Einstieg beantworten wir hier.
Was unterscheidet einen KI-Mitarbeiter von einem Chatbot?
Ein Chatbot beantwortet in erster Linie einzelne Eingaben innerhalb einer Oberfläche. Ein KI-Mitarbeiter erhält dagegen eine definierte Rolle, nutzt freigegebenes Unternehmenswissen und arbeitet mit angebundenen Werkzeugen. Dadurch kann er Aufgaben über mehrere Arbeitsschritte hinweg bearbeiten, dokumentieren und kontrolliert übergeben.
Welche Aufgaben eignen sich für einen KI-Mitarbeiter?
Besonders geeignet sind wiederkehrende Aufgaben, bei denen Informationen bereits digital vorliegen und nach klaren Regeln verarbeitet werden können. Dazu gehören beispielsweise das Einordnen von Kundenanfragen, das Vorbereiten von Angeboten, die Pflege von CRM-Daten, Recherchen, Dokumentenzusammenfassungen und die Koordination von Terminen.
Arbeitet ein KI-Mitarbeiter vollständig selbstständig?
Nur innerhalb der zuvor festgelegten Grenzen. Für jede Rolle wird definiert, welche Aufgaben selbstständig erledigt, welche Aktionen lediglich vorbereitet und welche Entscheidungen von einem Menschen freigegeben werden müssen. Verbindliche Zusagen, Zahlungen oder kritische Änderungen können grundsätzlich prüfpflichtig bleiben.
Können unsere vorhandenen Systeme angebunden werden?
In vielen Fällen ja. Je nach technischer Ausgangslage können unter anderem E-Mail, Kalender, CRM, ERP, Dokumentenablagen, Shopsysteme, Datenbanken und individuelle Anwendungen eingebunden werden. Vor der Umsetzung prüfen wir Schnittstellen, Berechtigungen, Datenqualität und Sicherheitsanforderungen.
Was kostet der Einstieg?
Die Bedarfsanalyse mit digitalem Stellenprofil kostet 490 € und wird bei anschließender Beauftragung vollständig angerechnet. Die Einrichtung eines klar abgegrenzten ersten digitalen Mitarbeiters beginnt ab 2.900 €. Integrierte KI-Mitarbeiter liegen häufig zwischen 5.900 € und 9.900 €. Der Betrieb beginnt ab 490 € pro Monat für die vereinbarte Laufzeitumgebung. LLM-, API- und Lizenzkosten bleiben individuell und nutzungsabhängig. Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.